কিভাবে প্রোডাক্টিভিটি বাড়াবেন (আপডেটেড মে – ২০১৭)

আমরা অনেকেই অনেক কিছু জানি, অনেক আইডিয়া নিয়ে ঘোরাফেরা করি। কিন্তু তা কাজে লাগাতে পারিনা। এর একটা বড় কারন হচ্ছে আমরা সময় বের করতে পারিনা। আর সময় বের করতে না পারার পেছনে রয়েছে আমাদের লাইফস্টাইল। আমরা গোছানো না। আমরা অফিসের সময়ে ফেসবুক ব্যাবহার করি, আর ছুটির দিনে অফিসের কাজ করি। সকালে ঘুম থেকে উঠেই লেস প্রোডাক্টিভ কাজ করি, আর টায়ার্ড থাকা অবস্থাতে সবচাইতে গুরুত্ব পুর্ন কাজ করতে চাই। আর এই সব কিছুর কারনেই আমরা আসলে আমাদের ফুল পটেনশিয়াল অনুযায়ি কাজ করতে পারিনা।

একটা সময় ছিল যখন মানুষ প্রয়োজনে ১ ঘন্টা সময় বেশি ব্যয় করতো যাতে কিছু টাকা বাচানো যায়, আর এখন মানুষ কিছু টাকা বেশি ব্যয় করে যাতে কিছু সময় বাচানো যায়, কারন টাইম = টাকা। তাই প্রফেশনাল ভাবে সফল হতে হলে কিভাবে সময় কে সঠিক ভাবে ব্যাবহার করা যায় তা জানতে হবে, অথবা তা খুজে বের করতে হবে। এটা সঠিক ভাবে করতে না পারলে আপনি কখনই আপনার বিনিয়োগের সঠিক মুনাফা পাবেন না।

যেহেতু আমাকে একটা টিম লিড করতে হয়, তাই প্রতি নিয়ত আমি বিভিন্ন্য জিনিশ নিয়ে রিসার্চ করে থাকি। নিজের কাজগুলোর এবং তার রিটার্ন নিয়ে ডাটা এনালাইসিস করি। সেই এনালাইসিস অনুযায়ি আজ আমি লিখবো কিভাবে বেশি প্রোডাক্টিভ হওয়া যায়। 

সকাল টাকে ইউটিলাইজ করা

রিসার্চ অনুযায়ি মানুষ ঘুম থেকে উঠার পরের দুই থেকে তিন ঘন্টা হচ্ছে সবচাইতে প্রোডাক্টিভ সময়। এছাড়াও দিনের শুরু থেকেই কিছুটা আচ করা যায় আজ দিনটা কেমন যাবে। তাই সকাল বেলাকে আমাদের সব সময় বেশি গুরুত্ব দেয়া উচিত। ঘুম থেকে উঠেই আমাদের উচিত হবে সবচাইতে গুরুত্ব পুর্ন কাজটা করা। ডিস্ট্রাকটিভ মেটেরিয়ালগুলোকে যতটা সম্ভব দূরে রাখা। রাতে ঘুমানোর আগেই আমাদের একটা প্লান করে ফেলা উচিত কাল সারাদিন কি করবো। বিশেষ করে সকাল বেলার কাজটার একটা প্লান রাতেই তৈরি করে রাখা জরুরি।

যখন তখন ফেসবুক ব্রাউস করা কমাতে হবে

আমাদের মধ্যে বেশির ভাগ প্রফেশনাল সকালে উঠেই তাদের দিন শুরু করে ফেসবুক নোটিফিকেশন চেক করা দিয়ে। তারপর ইমেইল। আর সারাদিনের কাজের মধ্যেতো একটু পর পর ফেসবুকে ঢু মারতেই হবে। গত সপ্তাহে একটা কুইজ রান করেছিলাম, প্রোডাক্টিভিটি মেসারমেন্টের উপর।

সেই কুইজের কিছু ডাটা শেয়ার করছি।

এই পর্যন্ত প্রাপ্ত ডাটা অনুসারে ৬০.৬৮ ভাগ প্রফেশনাল ঘুম থেকে উঠেই ফেসবুক নোটিফিকেশন চেইক করেন। আর ৭০.৮ ভাগ প্রফেশনাল একটু পর পর ফেসবুক ব্যাবহার করে থাকেন। যার ফলে আমরা কন্টেন্ট তৈরি করছি কম, এঙ্গেইজ হচ্ছি বেশি। অথবা রিয়েকটিভ হচ্ছি বেশি। যা আমাদের মনোযগ এবং সময় দুইটাই নষ্ট করছে।

ফেসবুকের ব্যাবহার আমাদের জন্য গুরুত্ব পুর্ন। আমার ব্লগের কথাই যদি ধরি, আমি প্রায় ৭০ ভাগ ট্রাফিক পাই ফেসবুক থেকে। তাই ফেসবুককে এড়িয়ে চলা ঠিক হবে না, তবে এটার সঠিক ব্যাবহার নিশ্চিত করতে হবে। যাতে আমরা ফেসবুক থেকে সুবিধাও নিতে পারি, আবার আমাদের সময় ও অপচয় না হয়।

আমি রিসার্চ করে কিছু সমাধান পেয়েছি, আপনিও চেষ্টা করে দেখতে পারেন।

• ফেসবুক থেকে লগ আউট হয়ে থাকে।
• কাজের সময় মোবাইলটাকে রিচ থেকে একটু দূরে রাখা অথবা ওয়াইফাই এবং মোবাইল ডাটা দুইটাই অফ রাখা।
• টু-ডু লিস্টের কোন একটা নির্দিষ্ট কাজ শেষ করার পর একটা ফেসবুক ব্রেক নেয়া যায়। তখন নোটিফিকেশন, ম্যাসেজ ইত্যাদি চেক করা এবং রিপ্লাই দেয়া যায়।

আপনি সারাদিনে এক ঘন্টা ফেসবুক ব্যাবহার করলেও হয়ত সমস্যা হবেনা, তবে একটু পর পর ফেসবুকে ঢু মারাটা আপনার মনোযগ এবং প্রোডাক্টিভিটি নষ্টের জন্য যথেষ্ট।

আপনি ফেসবুকে কতটা সময় নষ্ট করেন তা দেখতে রেস্কিউ টাইম এপ টা ব্যাবহার করে দেখতে পারেন।

আরো পড়তে পারেনঃ 15 Small Business Tools Saved My Big Bucks (Part 1)

টু-ডু লিষ্ট ব্যাবহার করতে হবে

প্রতিটি দিনের শুরুতে অথবা আগের রাতে যদি একটা কাজের লিষ্ট করা যায় যে আজ সারাদিন আমি কোন কোন কাজ গুলো শেষ করবো তাহলে একটা সেলফ প্রেশার থাকে কাজ গুলো শেষ করার। যা কাজের ফ্লো ধরে রাখতে এবং বাড়াতে সাহায্য করে। তবে এক্ষেত্রে মনস্তাস্তিক ভাবে প্রস্তুত থাকতে হবে যে খুব বড় কোন সমস্যা না আসলে টুডূ লিষ্টের কাজ গুলো যে কোন মুল্যেই শেষ করতে হবে, তাহলেই পেন্ডীং কাজ গুলো আর পেন্ডীং থাকবে না। এবং প্রয়জনীয় কাজ গুলাও টাইম মত শেষ হবে। টুডু লিষ্ট ব্যাবহারের জন্য অনেক ফ্রি টুল রয়েছে। ব্যাসিক লিষ্টের জন্য যে কোন একটা ব্যাবহার করলেই হবে তবে নিম্নের ফ্রী টুল গুলো আমি ব্যাবহার করেছি এবং আমার কাছে যথেষ্ট কার্যকরি মনে হয়েছে।

• Todoist
• Asana (মুলত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল কিন্তু টুডু লিষ্ট হিসেবেও ব্যাবহার করা যাবে)
• এছাড়াও আপনি মোমেন্টাপ এপ ব্যাবহার করে দেখতে পারেন, ইফেক্টিভ একটা টুল।

খেলাধুলা / আড্ডা / ব্যায়াম

প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর জন্য এমন কিছু করা দরকার যা প্রফেশনাল কাজের চেয়ে একটু আলাদা। যেমন যিনি সারাদিন হাটাহাটি করেন তার জন্য একটু ঘুম টনিকের মত কাজ করে। আবার যারা সারাদিন বসে বসে কাজ করেন তার জন্য একটু হাটাহাটি, বাইরে ঘোরাঘুরি কার্যকরি ভুমিকা পালন করে। যে কোন ধরনের ফিজিক্যাল এক্টিভিটি (ব্যায়াম, খেলাধুলা) কিছু সময় মস্তিস্ককে কাজ থেকে সম্পুর্ন দূরে রাখতে পারে। আর এই বিরতির পরে যখন আবার প্রফেশনাল কাজ শূরু করা হয় তখন নতুন করে শুরু করার মত কিছুটা বেশি এনার্জি এবং মনযোগ পাওয়া যায়। এমনকি আত্মবিশ্বাস বাড়াতেও সাহায্য করে থাকে। আমি নিয়মিত অফিস আওয়ারের পর টেবিল টেনিস খেলছি অথবা আড্ডা দিয়েছি এবং এটা আমাকে আগের চাইতে বেশি প্রোডাক্টিভ করেছে।

আমার সংশ্লিষ্ট লিখাঃ  কিভাবে আত্মবিশ্বাস বাড়াবেন

অফিস এবং ডেস্ক সেট আপ এ কিছু পরিবর্তন

একঘেয়েমি ভাব প্রোডাক্টিভিটির জন্য হুমকি স্বরূপ। একই জিনিস দেখতে দেখতে, ব্যাবহার করতে করতে অথবা করতে করতে আমরা হরহামেসাই বিরক্ত হয়ে উঠি। যা আমাদের মনযোগের উপর বিরূপ প্রভাব ফেলে এবং প্রোডাক্টিভিটি কমিয়ে আনে। তাই অফিস ডেস্ক এর সেটআপ এ কিছু পরিবর্তন আনতে পারেন, নতুন ফার্নিচার আনা যেতে পারে, অথবা কিছু ইন্টেরিয়রের কাজ করা যেতে পারে। অনেক বেশি ইনভেস্ট করতে হবে এমন নয়, অনেক সময় একটা নতুন মাউস প্যাড অথবা একটা নতুন ফুলের টব আপনাকে পর্যাপ্ত এনারজাইজ করতে পারে। গত মাসে আমরা নতুন মাউস নিয়েছি রিওয়ার্ড হিসেবে, এবং নতুন মাউস ব্যাবহার করার সময় নিজেদের একটু বেশি এনারজেটিক মনে হয়েছে। এটা সাইকোলজিকাল

না বলতে শেখা

একজন উদ্যোক্তার যেমন আত্মবিশ্বাসী হতে হয়, পজিটিভ দৃষ্টিভঙ্গি সম্পন্ন হতে হয় তেমনি তাকে অনেক সময় না বলতেও শিখতে হয়। সুদূর প্রসারি বড় ফলাফলের জন্য অনেক সময় অনেক জায়গাতেই নিজেকে নিয়ন্ত্রন করতে হয়, না বলতে শিখতে হয়। কখনো কখনো এই না বলা তার আত্মবিশ্বাস বাড়িয়ে আরো বেশি প্রোডাক্টিভ করে  তুলে ।

নামাজ

ইসলাম ধর্মের যারা আছেন তারা নামাজ পড়তে পারেন। আমি ব্যাক্তিগত ভাবে দেখেছি নামাজ পড়লে প্রোডাক্টিভিট বাড়ে। স্ট্রেস কমে যায়। এবং মনযোগ বেড়ে থাকে।

যখন যখন সম্ভব মাল্টি টাস্কিং এড়িয়ে চলা

অনলাইন প্রফেশনালরা মাল্টি-টাস্কিং করবেন না তা কোন ভাবেই বিশ্বাস যোগ্য নয়। আবার মাল্টি টাস্কিং প্রোডাক্টিভিটি কমিয়ে দেয় এটাও সত্য। তাই প্রোডাক্টভিটি বাড়ানোর জন্য যেখানে সম্ভব মাল্টি-টাস্কিং কমাতে হবে।

ফলাফল পর্যবেক্ষন করা

আমি কি করছি, কিভাবে করছি তা অনেক গুরুত্বপূর্ণ। যদি ফলাফল সঠিক ভাবে পর্যবেক্ষণ করা না হয় তাহলে কখনোই আইডেন্টিফাই করা সম্ভব না যে আমরা ঠিক কোন পথে আছি, সম্ভাব্য কি ভুল করছি, অথবা অন্য কিভাবে এই কাজ গুলো করা যায়। তাই একটা নির্দিষ্ট সময় পরপর ডাটা এনালাইজ করতে হবে।

এছাড়াও বিভিন্ন ধরনের কাজের এবং পার্সোনাল স্ট্রেসের কারনে আমরা অনেক সময় আত্মবিশ্বাস হারিয়ে ফেলি। যা আমাদেরকে আরো পিছিয়ে দেয়। এরকম অবস্থাতে সফল যারা আছেন তাদের আত্মবিশ্বাস নিয়ে উক্তি গুলো পড়লে ভাল ফলাফল পাওয়া যায়।

উপরের পয়েন্টগুলো সব আমার নিজের অভিজ্ঞতা থেকে লিখা, সবগুলো কাজই প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে আমাকে সাহায্য করেছে। আমার বিশ্বাস এই কাজগুলো আপনাদেরও অযথা সময় নষ্ট থেকে এবং সময়কে সঠিক ভাবে ব্যাবহার করতে সাহায্য করবে।

আপনি কিভাবে আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়িয়েছেন তা জানাতে কমেন্ট করুন। আর আমার ফেসবুক গ্রুপে জয়েন করতে এখানে ক্লিক করুন।